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Agent d’approvisionnement adjoint

Entreprise : HCR
Secteur d'activité : Santé / Social
Type d'offre : emploi
Niveau(x): BAC+3
Expérience: 1 année
Lieu: Dori, Burkina Faso
Date de publication: 15 septembre 2020
Date limite: 19 septembre 2020
Contact : emploi.lefaso@gmail.com - 25 34 05 22

À propos de cette offre

Fonctions et qualifications

Agent d’approvisionnement adjoint

Cadre organisationnel et relations de travail

L’agent d’approvisionnement adjoint prend en charge toutes les activités liées à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement et l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, les actifs d’entreposage et la gestion de la flotte dans la zone de responsabilité. Le poste peut être situé au siège (au sein du DESS), dans un bureau régional ou dans un bureau de pays.

Le titulaire du poste est normalement supervisé par l’agent (principal) des approvisionnements ou par un autre cadre supérieur ayant une fonction de surveillance de l’approvisionnement qui définit les objectifs et donne des orientations générales. Il se référera également aux manuels du HCR et aux documents de politique pertinents. Le titulaire peut superviser certains membres du personnel et / ou AWF.

Dans les bureaux et les opérations dans les pays, il / elle entretient des contacts réguliers au niveau opérationnel avec d’autres agences des Nations Unies, des partenaires du HCR, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la zone d’opération.

Il / elle soutiendra une chaîne d’approvisionnement efficace qui permet au bureau de répondre aux besoins des personnes relevant de la compétence de la société ainsi que la livraison en temps opportun de biens et de services de qualité aux personnes relevant de la compétence de la société civile. En outre, le titulaire aidera à l’entretien d’une infrastructure de la chaîne d’approvisionnement suffisamment robuste et flexible pour répondre aux besoins de l’opération et permettant des interventions d’urgence en temps opportun, avec des partenaires efficaces pour soutenir les activités d’approvisionnement.

L’agent d’approvisionnement adjoint entretient des relations impartiales, éthiques et axées sur le client avec les fournisseurs et les organisations partenaires ; échange des informations avec des homologues d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales dans les limites fixées par les règles de passation des marchés de l’ONU / HCR et aide aux actions d’achat conjointes si, en tant que de besoin

Le / la titulaire soutiendra la coordination de la livraison de l’assistance depuis l’entrepôt régional, le cas échéant. Il / elle assurera la liaison avec le personnel SMS qui gèrent les stocks mondiaux et qui gèrent la gestion mondiale des actifs et de la flotte, si et selon les besoins et le cas échéant.

Les contacts sont principalement avec d’autres agences des Nations Unies, des partenaires d’exécution et des départements gouvernementaux sur des sujets pertinents au niveau opérationnel.

Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Tâches

- Soutenir toutes les activités liées à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte, le cas échéant.
- Soutenir le processus de passation des marchés pour assurer une livraison opportune, rentable et adéquate des produits et services pour répondre aux besoins opérationnels.

- Identifier les partenaires pour les projets de chaîne d’approvisionnement en fonction des objectifs, des priorités, des forces et des ressources du partenaire du HCR et / ou de l’entrepreneur, selon des critères conformes aux règles et règlements du HCR.
- Assurer des enregistrements précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun, à la fois périodiquement et sur demande.
- Gérer les processus d’appel d’offres et aider à la préparation des propositions d’attribution des marchés aux CoC concernés.
- Préparer des plans de livraison de secours et autres articles non alimentaires en fonction des besoins opérationnels et mettre régulièrement à jour les informations dans les systèmes informatiques du HCR.
- Appliquer la stratégie d’approvisionnement et d’achat du HCR lors de la planification de l’achat de produits et services importants.
- Assurer le dédouanement rapide des envois et gérer l’entreposage selon les « meilleures pratiques » et les règles et règlements du HCR.
- Maintenir un système efficace pour la mainlevée et le redéploiement des marchandises.
- Coordonner la sortie et le transport des secours et autres articles non alimentaires.
- Analyser les questions relatives aux activités d’approvisionnement et d’approvisionnement, et fournir des informations sur toutes les activités d’approvisionnement et d’approvisionnement dans le domaine de responsabilité. Fournir des orientations et des conseils sur les politiques et procédures d’achat du HCR pour soutenir et aider les sections qui en font la demande.

- Fournit des rapports de gestion des actifs, des rapports personnalisés et recueille des informations sur tous les actifs et fournit des rapports détaillés périodiquement et sur demande.

- Analyser la qualité des produits et services fournis par rapport aux besoins du site et aux normes de qualité établies. Mettre en place un processus local d’assurance qualité.
- Surveiller la qualité et l’exactitude des données liées à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes d’entreprise pertinents. Compilez et analysez des informations statistiques, identifiez les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision.

- Diffuser, promouvoir l’engagement et contrôler le respect des politiques, normes et directives mondiales du HCR sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Dans les bureaux régionaux :

- Soutenir les opérations pays sur la manière de mettre en œuvre les opérations d’approvisionnement en fonction des interprétations de la situation et des conclusions sur la meilleure façon de mettre en œuvre l’opération.

- Suivre l’avancement des opérations périodiques spécifiques et fournir des conseils qui garantissent une mise en œuvre en temps opportun.

- Aider à encadrer et conseiller les individus ou les équipes d’approvisionnement au besoin.
- Suivre les KPI d’approvisionnement mondiaux pour la région et concevoir des indicateurs régionaux selon les besoins.

- Surveiller tous les exercices d’approvisionnement périodiques tels que les rapprochements mensuels, les exercices d’inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d’année et s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute la région et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs.
- Aider les opérations nationales dans la gestion du MSRP.

- Soutenir l’analyse des rapports financiers des pays et travailler avec les chefs de l’équipe d’approvisionnement des opérations de pays pour traiter les zones rouges liées aux aspects d’approvisionnement des opérations.

- Soutenir les plans d’évaluation des besoins des pays et aider à les combiner dans les plans d’achat régionaux et suivre leur mise en œuvre en temps opportun et les changements en fonction des besoins opérationnels.

Dans les opérations nationales :

- Veiller à ce que les fonctions de la chaîne d’approvisionnement locale soient optimisées et alignées sur les besoins et les systèmes de gestion en évolution des opérations, et qu’il existe une infrastructure suffisamment robuste et flexible pour répondre aux exigences opérationnelles volatiles.

- Coordonner les activités d’approvisionnement des partenaires du HCR et / ou des entrepreneurs effectuant des activités liées à l’approvisionnement, et veiller à ce qu’ils comprennent et adhèrent aux règles et procédures pertinentes du HCR.
- Grâce à une vérification physique régulière des EPI, établir leur statut.
- Proposer des EPI anciens et obsolètes pour l’élimination et planifier l’arrivée des articles de remplacement.
- Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le pool d’actifs / de flotte, réduit les coûts et protège l’investissement de l’organisation, y compris la réception, l’inspection, l’enregistrement et le marquage des nouvelles propriétés, installations et équipements (EPI), et l’organisation de la vérification physique d’EPI.
- S’assurer que les accords EPI sont correctement émis et signés. Assurer la préparation adéquate des formulaires et des dossiers de cession pour le Conseil de gestion des actifs. Organiser l’élimination des EPI conformément aux décisions du Conseil de gestion des actifs.
- Adapter les structures de la chaîne d’approvisionnement locale pour être cohérentes avec les besoins opérationnels. Assurer un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter les processus locaux à l’environnement en vigueur.
- Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

Qualifications minimales

Années d’expérience / niveau de diplôme
Pour P1 / NOA - 1 an d’expérience pertinente avec diplôme de premier cycle ; ou aucune expérience avec un diplôme d’études supérieures ; ou aucune expérience avec un diplôme de doctorat

Domaine (s) de l’éducation
Administration des affaires,
ingénierie,
Logistique,
gestion de la chaîne d’approvisionnement,
commerce international ou autre domaine pertinent.
(Les domaines d’études marqués d’un astérisque * sont essentiels)

Certificats et / ou licences
Programme d’apprentissage de la chaîne d’approvisionnement
Certificat du Fritz Institute en logistique humanitaire (CHL)
Certificat du Chartered Institute of Purchasing & Supplies, par exemple CFIPS, CMIPS, MCIPS ;
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont essentiels)

Expérience professionnelle pertinente
Essentielle :
Non spécifié.

Souhaitable :
Autres formations des Nations Unies en matière d’achats et de logistique - telles que l’IAPSO et le PNUD.

Compétences fonctionnelles
IT-Computer Literacy
IT-PeopleSoft Supply Chain Management ;
SC-Planification des approvisionnements
SC-Dédouanement
SC-Logistics
SC-Warehouse Management
SC-Asset Management
SC-Fleet Management
SC-UN / UNHCR Procurement Rules and Procedures
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque * sont essentielles)

Exigences linguistiques
pour les professionnels internationaux et sur le terrain Emplois de service : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est l’anglais.
Pour les emplois de professionnel national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon l’anglais et la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et / ou de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation si ce n’est l’anglais.

Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les postes du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de qualité. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et / ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et / ou au poste spécifiques. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en considération pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

Postulez via ce lien : https://public.msrp.unhcr.org/psc/RAHRPRDX/EMPLOYEE/HR/c/HRS_HRAM.HRS_APP_SCHJOB.GBL?FOCUS=Applicant&SiteID=2&&fbclid=IwAR0qQjP9pRAjHOtfxhipw0Z-Y-oJX8PYdGAxZJj4PP3sP-WzbqQLRhw_nY0#_ga=2.194787373.167967301.1599753517-1499534153.1595600571

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