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Assistant à l’administration

Entreprise : HCR
Secteur d'activité : Santé / Social
Type d'offre : emploi
Niveau(x): BAC
Expérience: 1 année
Lieu: Kaya, Burkina Faso
Date de publication: 15 septembre 2020
Date limite: 19 septembre 2020
Contact : emploi.lefaso@gmail.com - 25 34 05 22

À propos de cette offre

Ce poste est annoncé ouvert aux candidats internes et externes.

AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE / EXTRNE 032/2020

Titre du poste : Assistant à l’administration

Lieu d’affectation : Kaya, BURKINA FASO

Catégorie et niveau : Services Généraux, GL4
Date de prise de fonction : Immédiat
Poste Numéro : 10032528
Type et durée du contrat : Contrat à durée déterminée (1 an),

I. DESCRIPTION DES TACHES :

Sous la supervision directe de l’Associé aux Finances, le / la titulaire du poste assurera les responsabilités suivantes, en accord avec les principes et valeurs humanitaires des Nations Unies et en adhésion avec le Code de conduite de l¿UNHCR :

¿Gérer les rendez-vous et organisateur des réunions internes et externes à la demande du superviseur ;
¿Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes d’informations et prendre des notes lors de réunions si besoin est ;
¿Tenir à jour des dossiers physiques et électroniques du bureau ; classer et coder le matériel relatif en tenant compte de la variété des sujets ;
¿Recevoir, examinateur, trier et distribuer toute la correspondance `¿arrivée et départ¿¿, la valise et le matériel de bureau, mettre en surbrillance les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires tout en maintenant un système de suivi ;
¿Rédiger de la correspondance courante, des notes de service et des rapports ;
¿Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents en rapport avec les voyages officiels, les congés et les mouvements du personnel ; Organisateur les voyages internes (mission, jonction), la sortie des véhicules et le suivi des autorisations de voyage (TA) et leur réconciliation.
¿Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation liée au personnel ;
¿Maintenir à jour l’inventaire du matériel de bureau et les stocks de fournitures de bureau. Suivre la gestion des actifs afin de s’assurer que tous les achats administratifs et la disposition des biens du HCR sont réalisés et enregistrés avec précision ;
¿Faire le suivi de l’entretien des véhicules, des groupes électrogènes et la gestion du carburant en collaboration. Planifier les missions des chauffeurs

¿Gérer la Petite Caisse de Menue dépenses et soumettre les rapports mensuels
¿Préparer les paiements (vouchers, travel advance),
¿Tenir les dossiers financiers et établir un système de gestion pour enregistrer et rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les déclarations et autres données des différentes opérations au jour le jour et produire des rapports
¿Prendre des dispositions logistiques et administratives pour organiser des séminaires, des ateliers et des réunions à la demande du bureau ;
¿Surveiller et évaluer les installations et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures nécessaires pour garantir le bon fonctionnement à tout moment ; Faire le suivi de la fourniture des services de nettoyage, de la maintenance des bureaux (petites réparations, maintenance électrique et climatiseurs, plomberie etc ¿)
Accomplir toutes les autres tâches qui lui seront confiées par le superviseur.

II. EXIGENCES DE QUALIFICATIONS

¿Avoir fait des études secondaires et obtenu un diplôme en administration des affaires, en finance, en gestion administrative, en gestion des ressources humaines ou dans un domaine y afférent ;
¿Avoir au moins un (01) an d¿expérience professionnelle antérieure à la fonction ;
¿Avoir une maîtrise parfaite de l¿informatique notamment des applications MS Office, People Soft ;
¿Avoir une maîtrise du Français et une connaissance de l¿Anglais ;

III. COMPETENCES SOUHAITEES

¿Avoir connaissance et expérience professionnelle des applications MSRP Finance.
¿Avoir une bonne connaissance des règles et procédures financières de l¿UNHCR ;
¿Avoir achevé des programmes d’apprentissage de l¿UNHCR ou formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste ;
¿La connaissance d’une autre langue pertinente des Nations Unies est requise.
Fonctions et qualifications
Adjointe administrative

Cadre organisationnel et relations de travail
L’assistant administratif fournira une assistance administrative au supérieur immédiat et / ou au chef du bureau, et / ou à l’unité dans son ensemble, afin de garantir que les services et activités courants dans le domaine administratif sont correctement mis en œuvre. Conformément aux instructions spécifiques, le / la titulaire peut exiger une liaison avec d’autres entités internes ou externes, afin d’assurer une prestation efficace des services et la réalisation des objectifs. Les affectations sont pour la plupart des tâches standard, y compris une interprétation limitée de la matière et l’échange d’informations entre le personnel du bureau, du lieu d’affectation et les fonctionnaires externes d’autres institutions pour assurer une compréhension mutuelle. La charge de travail du titulaire et les affectations resteront sous la direction et la direction constantes du superviseur.
L’assistant administratif est un poste au sein d’un bureau / division / bureau qui nécessite une connaissance de base des règles administratives, des procédures ainsi que des normes opérationnelles d’un bureau du HCR. La nature de certaines fonctions administratives / du personnel exige discrétion et confidentialité.

Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences essentielles, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions

Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes : (Ces tâches sont génériques et peuvent ne pas être exercées par tous les adjoints administratifs : veuillez vous référer au contexte organisationnel).
- Organiser les rendez-vous / réunions internes et externes, certaines impliquant des hauts fonctionnaires.
- Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations de routine et prendre des notes lors des réunions en cas de besoin.
- Tenir à jour des fichiers et des dossiers de bureau sur papier et électroniques ; classer et coder le matériel relatif à une variété de sujets ;
- Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la pochette de bureau et le matériel, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires. Maintenir un système de suivi.
- Peut être nécessaire de maintenir / mettre à jour des fichiers confidentiels.
- Rédiger la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports. Formatez des documents plus complexes en utilisant la technologie appropriée.
- Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux mouvements du personnel. Aider les membres du personnel à traiter la documentation relative au personnel.
- Maintenir l’inventaire de bureau et les stocks de fournitures de bureau. Surveiller le suivi de la gestion des actifs pour s’assurer que tous les achats administratifs et l’élimination des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision.
- Aider le superviseur à suivre et enregistrer les dépenses / décaissements de fonds.
- En suivant les instructions du superviseur, prendre des dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et séances d’information qui pourraient être requis par le Bureau / Division.
- Peut réglementer et surveiller la fourniture de services de routine et / ou les changements de fournisseurs, le cas échéant ;
- Surveiller les installations et l’équipement du bureau / de l’enceinte et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement à tout moment.

- Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

Qualifications minimales

Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience / diplôme Niveau
G4 - 1 an d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou Baccalauréat ou équivalent ou plus

Domaine (s) d’études

N / A
(Les domaines d’études marqués d’un astérisque * sont essentiels)

Certificats et / ou licences

Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines
ou autre domaine connexe
( Les certificats et licences marqués d’un astérisque * sont essentiels)

Expérience de travail pertinente

Essentiel
Non spécifié

Souhaitable
Non spécifié

Compétences fonctionnelles
* Connaissances informatiques et informatiques
Règles administratives, règlements et procédures
UN-UN / HCR Règles et procédures financières ONU-UN / HCR et procédures financières
Applications IT-PeopleSoft
(les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque * sont essentielles)

Exigences linguistiques
Pour les postes de professionnels internationaux et de services extérieurs : Connaissance de l’anglais et langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Pour les emplois de professionnel national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon l’anglais et la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et / ou de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation si ce n’est l’anglais.

Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les postes du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de qualité. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et / ou souhaitables supplémentaires relatives à l’opération et / ou au poste spécifiques. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en considération pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

Postulez via ce lien : https://public.msrp.unhcr.org/psc/RAHRPRDX/EMPLOYEE/HR/c/HRS_HRAM.HRS_APP_SCHJOB.GBL?FOCUS=Applicant&SiteID=2&&fbclid=IwAR0qQjP9pRAjHOtfxhipw0Z-Y-oJX8PYdGAxZJj4PP3sP-WzbqQLRhw_nY0#_ga=2.194787373.167967301.1599753517-1499534153.1595600571

19 septembre 2020
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