Type de contrat : CDD 1 an avec possibilité de renouvellement
Localisation des postes : Ouagadougou
Date de prise de service : 1er janvier 2021

1- UN ADMINISTRATEUR SENIOR DU BUDGET POUR LA COOPÉRATION AU DÉVELOPPEMENT (SBOS) (38 H/SEMAINE) ICI PE RECRUT 2020/041

Données générales

Dénomination de la fonction : administrateur senior du budget pour la coopération au développement (SBOS)

Service/poste : Ambassade Ouagadougou

Niveau : 07
Numéro d’heures : 38
Numéro de poste/formation : tbc

Caractéristiques générales

• Le responsable administratif de la coopération au développement (SBOS) exerce ses activités à l’ambassade de Ouagadougou. C’est un travail de facilitation qui consiste principalement à fournir un soutien administratif dans divers domaines de la coopération au développement.

• Il / elle soutient le portefeuille de coopération au développement pour lequel la mission s’est vu confier des responsabilités en vue d’optimiser la qualité de la gestion financière et administrative, y compris la création de dossiers pour les projets en cours de préparation ou de mise en œuvre dans le cadre du cycle d’activités de coopération au développement nécessitant une autonomie dans le traitement des informations recueillies.

• Étant donné que le processus de reporting comporte des risques élevés en termes de régularité des transactions, le personnel responsable (par exemple les responsables politiques) devrait rester activement impliqué dans la gestion financière, en particulier en ce qui concerne la gestion de projet, y compris la gestion des prépaiements. Le responsable administratif de la coopération au développement joue un rôle de soutien à cet égard.

PRINCIPALES MISSIONS :

1. Appui administratif à la mise en œuvre de la politique de coopération pour le développement (activités, programmes et projets)

• Aider à évaluer l’exhaustivité, l’exactitude et la ponctualité des documents d’évaluation des activités (BEMO), des contrats et des accords, des rapports d’étape financiers et combinés et autres, des plans et budgets annuels et des documents finaux ;

• Mener des consultations internes et externes (y compris les comités de projet) et formuler des recommandations et / ou informer sur l’application correcte des procédures administratives et de gestion financières applicables ;

• Fournir des informations de gestion sollicitées ou non pour la mise en œuvre de la gestion du système d’exploitation ;

• Vérifier la pertinence et l’exactitude des documents avant leur transmission dans les délais ;

• Recueillir et trier les informations pertinentes, étudier les dossiers, tenir des consultations et préparer des mémorandums ou des résumés contenant les résultats, mettre en évidence les problèmes identifiés ;

• S’assurer que les fichiers sont créés conformément à la réglementation, proposer des lignes directrices supplémentaires et fournir des instructions pertinentes.

2. Surveiller l’enregistrement des données dans le système d’information de gestion (SAP) et le système d’archivage numérique Sophia

• Veiller à ce que les informations de gestion fournies par le responsable des politiques de la mission soient correctement saisies dans le SIG et soient à jour ;

• Assurer un classement correct et à jour dans le système d’archivage numérique Sophia ;

• Préparer des aperçus des informations de gestion pour les missions, proposer des actions à entreprendre et faire le suivi ;

• Fournir un aperçu de l’avancement du statut administratif des projets.

3. Administration et contrôle du budget

• Aider à la gestion et à l’administration des fonds des programmes locaux, des comptes de solde (gestion des comptes), des paiements anticipés, des comptes fournisseurs, des comptes de tiers, des fonds résiduels, des garanties bancaires impayées, etc. et en rendre compte ;

• Assurer des paiements OS en temps opportun et précis et assurer un traitement correct dans 247Foxy / archivage dans Sophia / enregistrement dans SSP pour paiement par FSO (notre backoffice pour les paiements) ;

• Déterminer la légitimité des comptes au moyen d’une bonne gestion préalable et d’une reddition de comptes périodique ;

• Si nécessaire, effectuer des actions correctives appropriées pour assurer/établir la légitimité des transactions ;

• Utiliser-le (s) taux de change lors de l’enregistrement et de l’ajustement des engagements, y compris l’exactitude des calculs ;

• Modifier les engagements et les dégagements et interpréter les dépenses engagées par le contractant par devise aux fins de l’établissement des rapports.

• Assurer l’enregistrement opportun et précis des nouveaux fournisseurs commerciaux et les activités de clôture dans les comptes (contrôle final, clôture des acomptes impayés et clôture des dossiers financiers) ;

Description des zones de résultat :

• Soutien administratif adéquat apporté au personnel chargé des politiques et à la direction pour la mise en œuvre de la politique de coopération au développement (activités, programmes et projets)

• Enregistrement correct des données appropriées dans le système d’information de gestion (SAP) et archivage numérique à Sophia

• Contribution à l’administration du budget et activation des actions de contrôle sur les dépenses de développement

PROFIL :

• Avoir une formation professionnelle supérieure en finance / administration avec une expérience de travail pertinente d’au moins 5 ans ;

• Avoir une maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.

• Avoir des compétences en analyse numérique et en Excel avancé,

• Avoir une maitrise de Windows, Word, Outlook, Internet, etc.

• Etre habile à maintenir de bonnes relations de travail et à communiquer avec les autres ;

• Avoir une connaissance de la législation financière et des directives de gestion financière et leur application ;

• Avoir une compréhension de la gestion opérationnelle et des processus politiques concernant la coopération au développement et des développements connexes pertinents pour le poste ;

• Avoir une connaissance du fonctionnement de la mission, de la coordination administrative et logistique du projet et des règlements administratifs et procéduraux, et être apte à les appliquer ;

• Avoir une compréhension des domaines politiques de coopération au développement ;

• Avoir une aptitude à créer et à mettre à jour des dossiers de travail/projet pour qu’ils soient complets et accessibles et à transférer des connaissances spécialisées ;

• Avoir un aperçu des relations organisationnelles et fonctionnelles au sein d’une ambassade et du ministère à La Haye est un avantage ;

Brève description de l’employé recherché :

Il/elle doit être proactif, intègre, fidèle et capable de travailler de manière autonome avec un esprit d’équipe. Il/elle doit avoir une bonne capacité de communication avec un réel intérêt pour l’environnement diplomatique.

Connaissances & aptitudes

Niveau de travail et de réflexion : formation professionnelle supérieure
Niveau d’expérience : au moins 5 ans

• Capacité à planifier et à organiser
• Initiative
• Orientation client
• Orienté qualité
• Capacité à travailler avec les autres
• Intégrité
• Orientation vers les résultats

Contacts avec

• La hiérarchie et l’équipe de coopération au développement pour échanger des informations sur les souhaits, plans et options dans le domaine de la gestion et de l’administration, coordonner l’avancement du projet et apporter un soutien sur les affaires financières / de contrôle ;

• FEZ et le FSO à La Haye ;

• D’autres bailleurs de fonds dans le même domaine pour partage d’expériences ;

• Les organisations de mise en œuvre, les fournisseurs et d’autres entreprises, pour obtenir des informations financières pertinentes.

COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE A ENVOYER SOUS LA REFERENCE INDIQUEE POUR CHAQUE POSTE :

  Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références ;

  Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Général de ICI Partenaire Entreprises ;

  Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide ;

  Photocopie légalisée des diplômes et attestations.

Merci de faire parvenir votre dossier au plus tard le 9 octobre 2020 à 18h00 à :

  ICI Partenaire Entreprises, 40 avenue Kwamé N’Krumah, Pôle Ressources Humaines

Tél. : 25 31 05 53 / 80 ou 79 44 11 62 - Ouagadougou – Burkina Faso
  ou par mail : contact@ici-pe.com

NB : Seuls les candidats/es sélectionné(e)s seront contacté(e)s.