Offre d'emploi sur LeFaso.net

Une structure de la place

Entreprise : E2C International
Secteur d'activité : Santé / Social
Type d'offre : emploi
Niveau(x): BAC+2
Expérience: 5 années
Lieu: Ouagadougou, Burkina Faso
Date de publication: 17 août 2017
Date limite: 25 août 2017
Contact : pasdemail@gm - -

À propos de cette offre

Objet du poste :

Le titulaire du poste devra fournir des services de soutien au Programme de L’ONG au Burkina Faso par une revue régulière de la mise en œuvre de la politique d’achat, la politique des transports, la gestion des immobilisations, des matériels et du stock. Il/elle devra veiller à une sécurité adéquate pour assurer la protection du personnel et des actifs de L’ONG au Burkina Faso.

Le titulaire du poste devra développer de bonnes relations de travail avec les organisations partenaires de L’ONG au Burkina Faso, le département Finances de L’ONG au Royaume-Uni, ainsi que les auditeurs internes ou externes de L’ONG. Il / elle développera une bonne relation de travail avec les gestionnaires et les comptables des organisations partenaires en vue d’apporter un soutien, une orientation et des formations si nécessaire.

Principale mission
Le Responsable Achats et de la logistique, définit la stratégie achat en collaboration avec la direction de L’ONG au Burkina Faso et veille à sa mise en œuvre à travers un choix ciblé de produits / services et fournisseurs. Il négocie les contrats d’achats et coordonne la chaîne logistique et les flux d’approvisionnement.
Il assure l’organisation et l’optimisation de la mise à disposition des moyens et des services tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.

Principales responsabilités se résument ainsi qu’il suit :

1. Achat

o Conseiller et accompagner la direction dans la mise en place de la politique d’achats et la fixation d’objectifs d’optimisation de coûts, qualité et délais ;

o Définir des programmes et procédures d’achats de prestations et de produits. Elaborer des cahiers de charges techniques exprimant les besoins de L’ONG ;

o Prospecter, rédiger les appels d’offres et sélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins stratégiques de L’ONG au Burkina Faso ;

o Négocier avec les fournisseurs les conditions d’approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement...

o Assister la Directrice des Finances et de l’Administration dans la conduite périodique du processus de pré-qualification des prestataires/fournisseurs ;

o Réceptionner les réquisitions du Bureau National & des Bureaux Terrain et en faire la consolidation ;

o Partager avec les collègues, sur une base régulière, le point sur le niveau de traitement de leurs réquisitions ;

o Assurer le bon acheminement des biens jusqu’à la livraison aux services concernés ;

o Contrôler les procédures d’achats et l’exécution des marchés ;

o Définir avec les services concernés les points de contrôle permettant d’optimiser le contrôle interne de la chaîne achat et de contribuer au contrôle budgétaire des dépenses ;

o Elaborer le plan de passation des marchés ;

o Assurer la préparation et la publication des avis d’appels d’offre des marchés ;

o Assurer le suivi administratif des marchés ;

o Assurer la réception des offres des différents fournisseurs ;

o Participer aux séances de dépouillement pour fournir des conseils et rédiger le rapport d’ouverture des offres et propositions reçues ;

o Contribuer à la qualité des rapports d’évaluation des offres avant signature des membres désignés pour les commissions ;

o Préparer les demandes d’avis de non objection et/ou réviser celles préparées par les autres départements ;

o Veiller au classement et à l’archivage des documents afférant aux passations de marchés ;

o Assurer le suivi de l’exécution des contrats et des bons de commandes

o Assurer un contrôle de légalité interne et assurer un conseil juridique en matière de passation de marché à destination de l’ensemble des services de L’ONG Burkina Faso et des partenaires de L’ONG au Burkina Faso.

2. Logistique

o Centraliser les besoins logistiques exprimés par les autres départements et en assurer le traitement ;

o Dresser un inventaire de la logistique et du matériel existant et assurer la mise à jour trimestrielle des inventaires physiques existants

o Superviser l’allocation des équipements ;

o Superviser l’installation, la maintenance et la réparation des équipements ;

o Superviser la gestion du parc automobile : carnet de bord, maintenance, planning hebdomadaire, suivi des coûts, gestion administrative (documents, assurance) ;

o Superviser les conducteurs de véhicules affectés au Bureau National ;
o Assurer la propreté et l’ordre au Bureau National, ainsi qu’une bonne garde aussi bien du bureau de Ouagadougou que des Bureaux Terrain ;
o Proposer et faire valider par la Direction les orientations en matière de services généraux et de la logistique ;

o Piloter et mettre en œuvre la politique de gestion des services généraux et de la logistique ;

o Appliquer et faire respecter les normes et procédures en vigueur ;

o Mettre en œuvre des moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes et la sûreté des biens ;

o Optimiser la gestion et l’utilisation des espaces, des mouvements et des moyens ;

o Effectuer le reporting de ses activités.

Qualifications requises pour le chargé des achats et de la logistique

o Développer, motiver et encadrer l’équipe de conducteurs ;

o Communiquer clairement et efficacement ;

o Donner le bon exemple et promouvoir les mesures de sécurité et de prévention sur les lieux de travail ;

o Discrétion dans le traitement de l’information confidentielle ;

o Expérience des systèmes d’information ;

o Expérience de travail avec des applications de bases de données.

o Engagement au respect de l’approche et des valeurs de L’ONG (Inclusion, recevabilité, Apprentissage continu, Collaboration, Courage, Inspiration) ;

o Avoir une bonne connaissance des procédures d’achats, fiscales.

o Expérience dans une organisation similaire à L’ONG

Formation et expérience professionnelle

Requis

o Titulaire d’un diplôme universitaire reconnu (BAC + 2 ou licence professionnelle), en gestion administrative, transports/logistique ou équivalent.

o Expérience de l’utilisation de logiciels standard tels logiciels de traitement de texte et tableur, power point, base de données, etc.

o 5 ans d’expérience dans une fonction similaire

o Aptitude à établir des priorités et de travailler sous pression lorsqu’il (elle) est confronté à des demandes multiples.

o Capacité à planifier, gérer les budgets, et maitriser le contrôler les coûts.

o Capacité à travailler en équipe, sans distinction de race, de nationalité, de sexe ni de culture

o Faire preuve de rigueur dans le respect des procédures en matière d’achats et de logistique ;

o Avoir l’esprit de transparence et de rigueur dans la gestion

o Avoir une grande capacité d’organisation ;

o Avoir une grande capacité de donner et de recevoir des feedbacks.

o Expérience dans le suivi budgétaire et le développement de systèmes.

o Connaissance de la législation financière et fiscale locale

Souhaitable

o Expérience dans l’élaboration de systèmes de suivi et de rapportage

o 5 ans d’expérience avec une organisation de développement internationale

o Bonne connaissance des règles de la comptabilité des organisations à but non lucratif.

25 août 2017
Conseil du recruteur

Avis de recrutement d’un(e) Coordonnateur(trice) de Projet

TERMES DE REFERENCE I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION L’Association Sos Santé et Développement Paalga (ASD Paalga) est une organisation non gouvernementale (ONG) créée en 1991, qui travaille dans les (...)


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